Het succes van een Microsoft 365-implementatie valt of staat met de adoptie van de software door gebruikers. Trainingen kunnen teams leren efficiënter te werken, maar hoe krijg je echt iedereen mee binnen je organisatie?
29 augustus 2023 | BLOG
Iedere werknemer is een belangrijke schakel voor een succesvolle implementatie van Microsoft 365
Als team staan we naast je
en helpen we je vooruitOm een software-implementatie succesvol te kunnen noemen is het cruciaal dat iedereen binnen de organisatie vervolgens met de tool aan de slag gaat. “Werknemers zijn ieder een radar in de organisatie”, vertelt Robert Panhuyzen, adoptie & change-consultant bij Venéco. “Wanneer één iemand de nieuwe tool of werkwijze niet oppakt, zul je die hapering merken. Net zoals bij een orkest is het grote geheel meer dan de som der delen. Wanneer één iemand anders zingt, klinkt het vals.”
Gebruikers helpen de volgende stap te maken
Niet iedereen omarmt veranderingen even enthousiast. Daarom is het cruciaal om alle medewerkers te betrekken wanneer de organisatie overstapt op Microsoft 365. “Natuurlijk vormt een training in de nieuwe software een belangrijk onderdeel van de implementatie, maar belangrijker is de fase daarna”, zegt Robert. “Dan moeten gebruikers worden geholpen om de volgende stap te maken, om de tool optimaal te leren inzetten voor hun werkprocessen, zodat ze efficiënter en productiever kunnen werken. Je ziet vaak dat mensen daardoor ook meer plezier krijgen in hun werk.” Venéco zet verschillende tools en trainingen in om maximaal rendement te halen uit de aanschaf van Microsoft 365. “Daarmee proberen we de hiaten in de kennis van individuele gebruikers zichtbaar te maken, zodat we ze vervolgens gericht met relevante informatie kunnen voeden.”
Kennis en informatie bieden
Een voorbeeld van zo’n hulptool is de WorkplaceBuddy van Venéco. “Dat is eigenlijk een chatbot die je snel en eenvoudig vragen kunt stellen”, vertelt Robert. “Stel dat je wilt weten hoe je in Excel een draaitabel maakt, dan kan die bot dat makkelijk aan je uitleggen.” De WorkplaceBuddy biedt informatie in de vorm van instructies en tutorials. Dat kan in tekst zijn, maar ook in video. “Zo’n tool is een handig hulpmiddel om de individuele gebruiker te helpen hun ICT-vaardigheden naar een hoger niveau te tillen.” Op die manier leert een medewerker beschikbare tools beter gebruiken, maar het kan een werknemer ook bewuster maken van hoe je met ICT omgaat. “Dat raakt bijvoorbeeld weer meer aan veiligheid. Wat gebeurt er wanneer ik hierop klik? Waarom kan ik bedrijfsinformatie beter niet via Whatsapp delen, maar gebruik ik daar liever de chatfunctie in Teams voor?”, geeft Robert als voorbeelden.
Betekenis voor gebruiker
De ene medewerker omarmt nieuwe software sneller dan een andere. Persoonlijke aandacht is dan ook een belangrijke tool voor een succesvol adoptietraject, zegt Robert. “We zijn gewend om veel digitaal met elkaar te communiceren, maar in de praktijk blijkt niets zo goed te werken als gewoon even naast iemand te gaan zitten en mee te kijken hoe iemand werkt. Dan kan ik vaak heel snel wat handigheidjes in Microsoft 365 laten zien die het werk van zo iemand vergemakkelijken. En niets helpt de adoptie zo goed als wanneer iemand ziet wat het voor hem of haar kan betekenen.” Want uiteindelijk kan een Microsoft 365-implementatie alleen succesvol zijn wanneer de gebruikers inzien hoe het product kan helpen hun werk sneller, beter en inzichtelijker te maken. “Zodat iedereen het omarmt en gaat gebruiken.”
Meer weten over succesvolle adoptie van Microsoft 365 in jouw organisatie?
Lees meer over onze Adoptie & Change aanpak. Over Adoptie & Change